Sharing is Caring – על רשתות חברתיות בארגונים

7 בפברואר 2013 | נכתב ע"י

השפה, צורת החשיבה וסגנון הדיבור שלנו הולכים ומשתנים.  תורמות לכך גם הרשתות החברתיות. "תעשה לי לייק", "עשיתי לך טאג" וכו'. כמעט כולנו חברים ברשת חברתית כזו אחרת: פייסבוק, טוויטר, אינסטגרם. מכולן אנחנו לומדים ומלמדים, בין אם בצורה ישירה – פרסום סטטוס בפייסבוק המכיל שאלה, ובין אם בצורה עקיפה – קבלת השראה להכנת קינוח חדש מתמונה שראינו באינסטגרם. הלמידה מתרחשת בכל הזדמנות כאשר אנחנו משוטטים ברשתות, ובעצם הופכת את הרשת לקהילת ידע אחת גדולה ומסועפת אשר הקשרים בה חוצים אזורים גאוגרפים, לאומים ומגבלות שפה.

צילום: מתוך אינסטגרם


לכן, אין זה מן הנמנע שאותה שפה חדשה שלמדנו לדבר "בבית", מחוץ לשעות העבודה הפורמליות, זולגת ומתחילה להיות מדוברת גם במקום העבודה.
אם עד לא מזמן ארגונים חשו מאוימים מזליגת המידע החוצה, מחוץ לגבולות הברורים של הארגון, היום כבר נעשים צעדים רשמיים על מנת לקרב את הרשתות פנימה, אל הארגון, בכדי לנסות ולייצר ערך מוסף.

הסיבות והגורמים יכולים להיות מגוונים. החל מרצון לשיתוף ידע עסקי/מקצועי בין חברי הארגון, רצון להעשרת חיי החברה הפנים ארגוניים וכלה ברצון בסיסי בחיבור ישיר ומהיר בין אנשים ברחבי הארגון.

ארגונים רבים מבינים כי על מנת לסייע למידע לזרום ביתר חופשיות וליצור מרחב פעולה מקביל למימד המקצועי-תרבותי הפורמלי הקיים, כדאי להשקיע בהקמה ותחזוק של רשת חברתית פנים ארגונית. בין אם מדובר בקבוצות סגורות בפייסבוק או בפלטפורמות ייעודיות פנים ארגוניות כדוגמת ה –   YAMMER או SharePoint.

אך להקים רשת ארגונית זה קל יחסית (בהיבט הטכנולוגי). מתקינים, לוחצים ומוקם פרופיל אישי לכל אחד מהעובדים. המורכבות והקושי נמצאים בתהליכי ההטמעה, בפיתוח תהליכי אינטראקציה ותחזוקה של הרשת הארגונית (אם בכלל תחזוקה זו המילה הנכונה בהקשר זה).

ומדוע?
משום שהן לעובדים והן לארגון יש קושי בתפיסת הקודים ההתנהגותיים החדשים שחלים בחלל הוירטואלי.

לעובד – היכולת להביע את דעתו על גבי פלטפורמה שבה הוא לא אנונימי מעוררת חשש ולעיתים אף קיפאון. הכל כתוב ומתועד ואף סביר להניח שתמונתו תופיע ליד השם שלו. עובדים רבים לא ששים להגיב בצורה כה פומבית, הם זקוקים למוטיבציה ולסביבה תומכת שתאפשר שיתוף בידע. במחקר איכותני על תהליכי שיתוף ידע בקהילות מעש בחברה רב לאומית, נמצא שעובדים נוטים להירתע מלתרום ולשתף בידע ממגוון רחב של סיבות. במיוחד בהקשר של תרומה רחבה של ידע לכלל הארגון. למשל, עובדים יהססו לתרום מתוך פחד מביקורת או הטעיית חברי הקהילה.
מצד הארגון קיים חשש בנוגע ליכול לשלוט על התכנים שיעלו על גבי אותה פלטפורמה. אחת השאלות המרכזיות שעולות הינה, עד כמה ניתן לבצע בקרה וניתור על התכנים המועלים (ועל ידי מי) ועד כמה הבקרה והניתור הינם צעדים אתיים. בנוסף, ארגונים רבים חוששים מהשטחה של ההיררכיה הארגונית. הרי ברגע שקיים ערוץ תקשורת ישיר, העובד "הפשוט" יכול להגיב לדברי המנכ"ל ללא מעבר בצינורות המקובלים וכולם בארגון עדים לכך ויכולים להגיב גם כן.

סוגיה נוספת שעולה הינה, עד כמה קיימת היכולת לשלוט בשיח המתנהל ברשת, כך שיביא ערך מוסף בפן המקצועי של העבודה בפועל– למשל, שיתוף בידע מקצועי, טיפים, העברת מסרים פנים ארגוניים והטמעה של ערכי הארגון. הרי יש הבדל גדול בין תהליכים המתקיימים בסיברספייס לתהליכים המתקיימים בהקשר ארגוני.

בעולם שמחוץ לשעות העבודה אין יד מכוונת. אותו מאפיין שגורם לבלוג להיות פופולרי או לפרופיל פייסבוקי להפוך לויראלי הוא עלום וחמקמק. בעולם הארגוני נדרשת לכך עבודה קשה ולעיתים, בשלבים מסוימים של הפעילות ברשת, אף סיזיפית, כי התהליכים בארגון שונים ממה שמתנהל בחוץ.

אז מה הפתרון, להרים ידים?
אומרים שמסע של קילומטרים מתחיל בצעד אחד קטן וכך גם בהתנעת הרשת הארגונית.
על הארגון להבין ולאפיין את אותם הזרזים אשר יניעו את העובדים לשתף בידע עם שאר העובדים, ולהנחיל אווירה ותרבות הגורסת שלא מדובר בבזבוז זמן עבודה יקר. בטווח הארוך הרווח הארגוני יהיה רב. למשל, שליפת מידע בקלות רבה יותר, חסכון בזמן למידה פורמלית, יצירת מוקדי ידע חדשים בארגון (אף כי לעיתים לא רשמיים) ועוד.
ישנם ארגונים המתגמלים את העובדים הפעילים ביותר ברשת והמטוקבקים ביותר, וזאת כדי ליצר טראפיק גבוה יותר. כלומר, הארגון פועל על מנת לגרום לשיתוף בידע וזרימת עובדים נוספים לרשת ומעודד הבעת דעות, עמדות ומידע. על ידי כך הארגון דואג להניע את השיח ומונע גסיסה של הרשת מחוסר פעילות, או מחזרה של אותם הרעיונות של אותם פעילים קבועים.
מצד שני, אותה יד מכוונת צריכה לדעת מתי עליה לשחרר את האחיזה בכל הקשור לתכני השיח ולאפשר לשיח להתרחש, משום שניהול ותפלול יתר של הרשת מרוקן אותה מתכליתה.
אין זה מן הנמנע כי המידע המועבר ברשת לא תמיד יהיה מקצועי גרידא, ויזלוג לכיוונים יותר חברתיים. הארגון צריך לשאול עצמו האם לאפשר לנושאים לגלוש, או לקוות כי דווקא מהמקום הזה, עובדים אשר עד היום חששו לעשות את הצעד הראשון ברשת, יגלו כי השד לא כזה נורא, ועל הדרך יכתבו גם פוסט או תגובה לנושא מקצועי שקרוב לתחום עיסוקם.
ארגון אשר ישכיל לנהל ולקיים על גבי הפלטפורמה שיח מקצועי מועיל, הרותם מצד אחד את העובדים מומחי הידע בתחומי עיסוקם, ואת גורמי המפתח בארגון מהצד השני, יוכל למשוך אליו גם את העובדים ההססניים ביותר.

לסיכום,

על מנת להטמיע רשת ארגונית אשר מבוססת על פלטפורמה וירטואלית על הארגון לברר עם עצמו מהן התועלות אותן הוא רוצה להשיג באמצעות הרשת, והאם הוא מוכן ל'שחרר אחיזה' ולתת לאצבעות העובדים שעל המקלדת לנווט במקומו.