פרקטיקום בנושא תכנון תפקידים ובניית ממשקי עבודה

12 בינואר 2011 | נכתב ע"י

מי אני: שמי רוני עובדיה, סיימתי לפני שלוש שנים את לימודי התואר השני במנהל עסקים (MBA), התמחות בניהול משאבי אנוש וייעוץ ארגוני, במסלול האקדמי המכללה למנהל. כיום מרכזת פעילות קהילת משאבי אנוש של בית הספר למנהל עסקים ואחראית על ניהול קשרי סטודנטים הלומדים בהתמחות אותה סיימתי. בנוסף, מנחה סדנאות בתכנון וניהול קריירה ובשעות הפנאי מתנדבת בעמותה הפועלת לקידום תעסוקתי של אוכלוסיות מעוטות הזדמנויות בישראל. 

רקע: הפרקטיקום שלי נערך באחת היחידות המציעות שירותים משלימים ברשות העירונית. התבקשתי לראיין בעלי תפקידים שונים ביחידה ולהציע הגדרות תפקיד, ממשקי עבודה ונהלי עבודה בין בעלי התפקידים השונים ביחידה ומחוצה לה. הפרויקט נערך במסגרת ניהול שינוי כולל של פעילות הרשות העירונית במסגרתה הורחבה הפעילות של היחידה ועל כן נדרש לארגן מחדש את מבנה היחידה.

מטרת האבחון: ברשות העירונית חשו, כי לאור ההתרחבות של היחידה נכון לערוך אבחון של המבנה הארגוני הקיים והעתיד להיות ולמסד ממשקי ונהלי עבודה שיסייעו לטייב את תהליכי העבודה ביחידה.

תהליך האבחון: התהליך היה מעניין. הצטרפתי לחברת יעוץ שזכתה בליווי הפרויקט. ראיינתי בעלי תפקידים שונים, את מנהלת היחידה וסגניתה וכן מנהלי תחומים והתמחויות. כמו כן ביצעתי השוואה לדרך העבודה הקיימת ביחידות מקבילות ברשויות העירוניות השונות. הראיונות ניסו לבחון את תפיסת המרואיין לגבי תפקידו לאחר ההתרחבות בפעילות היחידה. לאור התכנים והנושאים שהועלו בראיונות, על ידי כל גורם, מיפינו (המנחה שלי בפרקטיקום ואני) את תחומי האחריות וההתמחות של כל אחד מבעלי התפקידים והגדרנו את ממשקי העבודה אל מול הגורמים השונים בתוך היחידה ומחוצה לה. לאחר קריאת הראיונות, עיבדתי בהנחיית ובהדרכת המנחה את הנתונים, תוך שאני נעזרת בתיאוריה לבניית מודל עבודה אפשרי, והצגתי את הממצאים בפני חברת הייעוץ.

מה למדתי (על קצה המזלג): בגדול, תהליכי שינוי ארגוני הם תהליכים מורכבים גם כשהם "קוסמטיים" לכאורה ועוסקים בשינוי מבני, שכן בסופו של יום הם משפיעים על תהליכי עבודה ותפיסות תפקיד של אלו המבצעים אותם. בתהליך של דיבוב מרואיינים חשוב להביא אנשים למצב שבו יחושו נוח מספיק על מנת לשתף פעולה ולחשוף את תפיסת עולמם מבלי שיחששו להשלכות אישיות וארגוניות כתוצאה מהדברים שעלו בראיון. כמו כן, הדרך בה משקפים את המצב לגורם הממונה משפיעה ומבנה את המציאות. מצד אחד קיימת חשיבות לשקף סוגיות שעולות ומצד שני חשוב לשמור על דיסקרטיות של המרואיין. הכניסה לארגון מערערת את המצב הקיים ומעלה התנגדויות שחשוב לתת להם מקום בניהול השינוי.

באשר לתכנון תפקידים ובניית ממשקי עבודה (כאמור, נושא הפרקטיקום שלי), הרי על פי מאמרם של Pooja G. & Renu R, קיימת חשיבות בזיהוי מרכיבי התפקיד המשפיעים על מוטיבציית העובד, כאשר מנסים להגביר את תפוקות העובד תוך שינוי מבנה תפקידו.

בנימה אישית: בעבורי, חווית הייעוץ בפרקטיקום הייתה חוויה מעשירה ומלמדת. המגע עם ה"שטח" זימן לי אפשרות להתנסות בעבודת היועץ על רבדיה החל מהכניסה לארגון והתחברות ללקוח, דרך קריאת מפה ארגונית וניתוח ממצאים ולבסוף הגשת הצעה להתערבויות אפשריות. בד בבד, לימדה אותי ההתנסות רבות על עצמי וזימנה לי אפשרות לבחון את הכלים שקיבלתי במסגרת הלימודים הן בהקשר של חיזוק מיומנויות כמו Micro Counseling והן בהקשר של התמודדות עם עמימות בתהליך.