משאבי אנוש מהשטח// לינק לאור גוזלן

28 באוגוסט 2016 | נכתב ע"י

"הייתי רוצה להגיע לעובדים רגע לפני שהם 'עם הלשון בחוץ' ולבנות מנגנון כזה שיקדים תרופה למכה"

hrdHP04

אור גוזלן, 27, בוגרת תוארת ראשון במדעי ההתנהגות עם התמחות במשאבי אנוש, סטודנטית לתואר שני בייעוץ ופיתוח ארגוני במסלול האקדמי המכללה למנהל. רכזת משאבי אנוש בארגון שירותי המונה כ-120 עובדים בשלושה מוקדים שונים בארץ. אור הייתה שותפה להקמת מחלקת משאבי האנוש בארגון לפני כשנתיים, והיא צומחת יחד ומתוך ההתפתחות של הארגון.

מה אומר להיות רכזת משאבי אנוש – מה בעצם עושים ומהם גבולות הגזרה של התפקיד?

אני מתעסקת בכל מה שקשור לכוח אדם בחברה – החל מגיוס עובדים, שימור עובדים, ימי כיף וגיבוש, מסיבה שנתית לכל עובדי החברה, ימי הולדת והווי פנימי בארגון. חוץ מזה, אני עוסקת גם בהסכמים, נספחים וכל הנושאים המשפטיים שקשורים לעובדים שלנו ולתנאי ההעסקה שלהם. אני מודעת לכל מה שקורה בארגון מבחינת ההון האנושי שלו, מצבת כוח אדם, החלטות על פיטורים, גיוס, שינויים ארגוניים וכדומה. בגלל שאני לא מנהלת משאבי אנוש, אז מרבית ההחלטות לגבי העובדים מתקבלות בלעדיי, בפורום ניהול, אבל אני מעורבת בהן ומציגה דרישות של עובדים בפני מנהלת משאבי אנוש, ומטפלת בהן יחד איתה.

נשמע כמו הרבה תחומים לגעת בהם. מה היית אומרת שלב העשייה שלך?

זה משתנה מאוד. בגדול אנחנו שתי רכזות, ואני יותר מתעסקת בעובדים קיימים והרכזת השנייה בעיקר מיון וגיוס עובדים. להתנהל מול העובדים הקיימים אומר להיות זמינה אליהם ולתת מענה לבעיות, שאלות, העלאות שכר, שינויי הסכמים וכו'. בפועל זה אומר שאם יש  עובד שצריך שיסייעו לו במימון מעונות לגנים דרך הרשות המקומית – אני אעזור לו במילוי טפסים. אם יש עובד שמבקש הלוואה ורוצה ייעוץ ועזרה. בנוסף אנחנו בוחנות יחד, במחלקה את מצבת כוח אדם וצריכות לגלות רגישות כלפי הצרכים של הארגון והיכולות של העובדים. בנוסף הרבה מהדברים דורשים הרבה התעסקות בביורוקרטיה – טפסים לחברות הביטוח של העובדים, התנהלות מול עורכי דין חיצוניים ויועצים משפטים לארגון.

הרכזת השנייה מתעסקת בשלבי המיון המוקדמים – מיון וסינון קורות קורות חיים וראיונות טלפוניים. עם זאת בשלב הבא, אני מראיינת פרונטאלית והיא עוד לא, אז למעשה אני נוגעת למעשה בשני התחומים. הייתי אומרת שלב העשייה שלי מתחלק לשניים: גיוס עובדים חדשים וטיפול בעובדים קיימים.

האם תחומי העיסוק העיקריים בהם את מתעסקת הם הדבר העיקרי הנדרש לדעתך בארגון?

מצד אחד אני מתעסקת הרבה בגיוס, שבלעדיו הארגון לא יתקיים, ומצד שני אני בקשר עם העובדים הקיימים, שהם הדבר הכי חשוב שיש לארגון בעייני, וזו גם הסיבה שהלכתי ללמוד את התחום הזה – ולכן שני העיסוקים המרכזיים שלי מאד חשובים לארגון בעיני. מה שכן, רוב ההתעסקות שלי עם העובדים הקיימים הוא בפן הפורמאלי – טפסים, נספחים, חוזים, ואני מצליחה לטפל בתחושות לחץ, שחיקה, חוסר שביעות רצון וכדומה – רק בעובדות במחלקה אחת שהיא תחת אחריותי (מזכירות). אני חושבת שהמחלקה שלנו צריכה לפתח מנגנון שמתעסק יותר בשחיקה, שביעות רצון וכל הנושאים האלו – מבלי שהעובדים יגיעו אלינו עם זה כשהם כבר "עם הלשון בחוץ", אלא שאנחנו נשמע את זה מהם כבר בשלבים מוקדמים, ו"נקדים תרופה למכה". אנחנו עובדות על זה ממש עכשיו, ובקרוב מקוות להכניס משובים וראיונות כחלק מהעבודה השוטפת שלנו כשלב ראשון.

במה שונה העיסוק היומיומי בפועל, לעומת מה שחשבת שתעשי?

אם מודדים רווחה בהתייחסות לאירועים וימי כיף – אני אדם שמאוד מאמין שגיבוש בין העובדים הוא חשוב – אבל רווחה זה לא רק "פאן" ו"כיף". רווחה מתייחסת גם לתנאי העסקה, שכר, סיוע לעובדים בתחומים שונים, ועם זאת – בלימודיי הבנתי שגם ימי הכיף לא באים רק ליצור אווירה נעימה אלא  הם כלי ממשי שגורם לעובדים להתחייב לעבודה באמצעות קשר רגשי לארגון ולחברים בו. ולמרות כל אלו – יש עניין של תקציב מוגבל, ולא כל מה שאני רוצה לעשות אפשרי.

אנחנו מאוד משתדלים כן לעשות אירועים, ומתייחסים לאירועים אישיים בחיי העובדים אבל כנראה שהייתי רוצה לעשות להם יותר אירועים, ובסדרי גודל אחרים אם זה היה אפשרי. מבחינת רווחה שקשורה לכל עובד בנפרד- שכר, הטבות להורים עובדים וכו' – אין לי אפשרות להחליט. אני אומנם זאת שמטפלת בזה – אבל אני לא משפיעה על זה באופן ישיר ברמת ההחלטה. ביומיום אתה מבין שיש תקציב וצריך לעמוד בו, יש דוחות כספיים ושורת רווח בסוף חודש – ואז ניתן לעזור לעובדים רק במסגרת התקציב. אם עובד מבקש משהו אני מציגה את הבקשה שלו ומנסה למצוא פתרונות למצב, אבל אין לי השפעה ישירה פה לצערי. כנראה שזה עדיף לארגון, כי אם זה היה תלוי בי כולם היו מקבלים הכל.

איפה הרווחה מתערבת במצבים של עובדים מודאגים מגל פיטורים, או עובדים ממורמרים שלא מוכנים לתת מעצמם אחרי שקיצצו להם בשכר? יש יועץ או פסיכולוג מסייע במקרים כאלה?

למזלנו לא היה לנו גל פיטורים, ואף פעם לא נאלצנו לפטר עובדים בגלל "over" כוח אדם, אלא רק בגלל חוסר שביעות רצון מהעובד. כנ"ל לגבי קיצוץ שכר- לא יצא לי עוד להתעסק בזה. יש לפעמים עובדים ממורמרים מסיבות אחרות (עומס, שחיקה, "לא מקשיבים לנו" וכד'), ואז יש לנו מנהלת משאבי אנוש שהדלת שלה תמיד פתוחה בפני העובדים, ואותה מלווה יועצת ארגונית, שהיא גם מאמנת ויודעת איך לטפל בזה נכון. זה לא ממש ייעוץ פסיכולוגי לעובד, ואין לנו שירות כזה, אבל יש ליווי של מנהלת משאבי אנוש כל הזמן, אפשר לפנות אליה בכל תחום, גם בחיים האישיים וגם התעסוקתיים.

האתגרים הגדולים הם בעיקר מהתעסקות עם עובדים קיימים, אני כרכזת משאבי אנוש תמיד רוצה שכולם יהיו מרוצים – ולעובדים מצידם יש להם דרישות ורצונות, ומה לא טוב ואיפה אפשר לשפר. אני צריכה לייצג אותם מצד אחד, ואת הנהלת החברה מצד שני, שלא תמיד יכולה לספק להם מה שהם רוצים, וזה קשה כי  אתה תמיד קרוע בין לבין ויש צד שיהיה מאוכזב ממך.

ואיפה הסיפוק הגדול?

הסיפוק הגדול ביותר הוא כשבונים מחלקה, קורס, גיוס שהצליח. אין דבר יותר נעים מלראות עובד שקלטת אותו, ליווית אותו מהרגע הראשון ועכשיו הוא חלק מהמערכת, מרוצים ממנו, הוא מתפקד ומגשים את עצמו. לפעמים אני מסתכלת על עובדים שקיבלתי, ורואה שהם נעשו חברים, והתחושה היא שיצרתי גם חברויות ובטח מגיע לי מקום בגן עדן על זה (צוחקת). אני אוהבת גם להיות מעורבת בשינויים ארגוניים שמצליחים, כמו העברה של עובד ממחלקה אחת לאחרת. כשאני רואה שהשינוי הזה מוצלח אז אני מאוד מסופקת מזה, ומבינה שאני במקום הנכון כי אני מזהה איפה המקום של כל אחד מבחינה ארגונית, וגורמת להם להרגיש סיפוק, שמעריכים אותם, שרוצים שהם יישארו, וזה מגיע להם, הם עובדים קשה בשביל זה.

right_jobs(1)

האם עולם הרשתות החברתיות והמדיה, משפיע על התחום שלך, ההתנהלות שלך והקשרים עם עובדים או מועמדים?

אנחנו לא ממש עובדים עם רשתות חברתיות לצורכי גיוס, אני יודעת שהרבה פעמים לפני שמועמד מגיע לארגון בודקים אותו בפייסבוק ובוחנים אותו. אנחנו משתדלות לא לעשות את זה, כי אנחנו מאמינות שזה רושם מוטעה שגורם לשיפוט לא נכון. הרשתות החברתיות יכלו לעזור לנו מאוד בגיוס, ואני מאמינה שהם השפיעו על כל עולם התעסוקה וחברות כוח האדם, אבל לא במקרה שלנו כי לא מאפשרים לנו לעבוד ככה לצערי. חבל, כי זו פלטפורמה טובה שיכולה לחסוך הרבה כסף לארגון.

הנושא של השימוש ברשתיות חברתיות הוא דוגמה לקיבעון ארגוני. הכלי של הרשתות החברתיות התחיל לצמוח כשהענף עוד היה קטן, ולא כולם ידעו איך זה עובד, ואז חששו מאוד מ"חפרפרות" שיגיעו דרך הרשת. היום הענף כבר רחב, כולם יודעים איך הדברים עובדים, אבל יש עדיין קיבעון בעניין. בנוסף, אנחנו ארגון שגדל מהר יחסית, מחלקת משאבי אנוש הוקמה רק לפני שנתיים, אולי קצת פחות, והיא בונה את עצמה עדיין, אז אין מערכת משומנת שהדברים בה עובדים באופן ברור וקבוע כמו בארגונים גדולים שפועלים כבר שנים בתחום הזה. אנחנו מנסים לשנות דברים, ופתאום מבינים שהארגון כבר גדול יחסית וצריך לשנות פאזה מחברה משפחתית, לחברה עסקית, וקשה לעשות את השינוי הזה.

עוד עניין שמגביל וכבר הזכרתי הוא התקציב – היינו רוצות לעשות דברים מגוונים ושונים והרבה יותר גרנדיוזיים, בעיקר היום כששומעים כל הזמן מהחברות הגדולות מה עושים, והעובדים שומעים מהחברים שלהם בהיי-טק מה עושים להם ורוצים לקבל הטבות כאלו, אבל צריך להבין שזו חברה פרטית, לא מאוד גדולה, ואין תמיד אפשרות לתת מה שנותנים בהיי-טק ובחברות הגדולות כמו מייקרוסופט וגוגל. צריך להיות ריאליים.

איזה תכונות נדרשות כדי להצליח בתפקיד זה, לדעתך?

הכי חשוב להיות קשובה וסבלנית, זה עוזר גם בגיוס וגם בטיפול בעובדים קיימים. אני עובדת מול אנשים כל היום, בטלפון, באופן פרונטאלי, אנשים חדשים, עובדים ותיקים, ואני צריכה להכיל את כולם. לפעמים יש לך יום פחות טוב, ואתה לא יכול להקרין את זה ולשקוע לשם כי אתה חייב להיות שם בשביל הצד השני, לא משנה אם זה עובד ותיק, חדש או בכלל מועמד. צריך לאהוב אנשים! מי שפחות אוהב התעסקות עם אנשים, ומתחבר יותר למספרים או מחשבים לא יסבול את העבודה הזו אפילו יום אחד, כי זה העיקר.

בחוויה שלי, צריך גם הרבה אינטליגנציה רגשית. לזהות מה קורה סביבך, איך העובדים מרגישים, מה הם רוצים, מה הציפיות שלהם ממך. אני מכירה באופן אישי כמעט את כל העובדים בחברה, בטח שאני מכירה את כל העובדים בסניף, אני תמיד שואלת את כולם לשלומם, מה קורה, מה חדש, אני יודעת מי ילדה, למי יש יום הולדת, למי הציעו נישואין, מי נפרדה מחבר שלה, מי רב עם המנהל שלו וכל דבר אחר שעובר עליהם, ואני אוהבת את ההתעסקות הזו, כי אני אוהבת אנשים, לשמוע אותם, ללמוד מהם, מכל שיחה עם מישהו אני לומדת משהו חדש. חוץ מזה, מי שעובדת בגיוס והשמה צריכה להיות בעלת יכולות אבחון, יש לי רבע שעה להבין בשיחה טלפונית אם מועמד יכול להתאים, ואז 40 דקות בראיון, ולפעמים ההחלטה תיפול רק על סמך שני אלו, ואני חייבת לדייק בכמה שיותר מקרים כי גיוס והכשרה עולים הרבה כסף. אני יודעת לשאול את השאלות הנכונות, שיגרמו לי להבין אם המועמד מתאים לנו ויוכל להשתלב בחברה ובתפקיד, זה לא רק תכונה מולדת, זה גם עניין של ניסיון, אבל לדעתי זה מרכיב חשוב בתפקיד.