מה כדאי לדעת על הערכה של תהליכים בארגון?

14 באוקטובר 2013 | נכתב ע"י

לרבים מאיתנו, אנשי משאבי אנוש הדרכה ולמידה, אשר עוסקים בתהליכים "רכים" כמו מדידת אפקטיביות הדרכה, הערכת עובדים, והערכת אפקטיביות של תהליכי שינוי, המונח הערכה (evaluation) הוא חלק מתהליך העבודה. הוא הפך כבר ל"באז וורד". אך מהי הערכה בעצם? האם תמיד צריך אותה? ולמה היא בעצם מאיימת כל כך?

נתחיל מהבטן… מה עולה לנו בראש כששומעים את המילה הערכה? אם עולה בראשנו ההשוואה ל"ביקורת" / "בדיקה"  – אין ספק שזה נשמע מאיים. או אולי אנו חושבים על הערכה מלשון appreciate – זה כבר נשמע יותר טוב, מי מאיתנו לא מצפה שיעריכו את מה שהוא עושה?

כמי שעוסקת שנים בתחום, הן כמעריכת פרוייקטים והן כמלווה ומדריכה ארגונים בתהליכי הערכה שהם עושים, אנסה להסביר בקצרה במה מדובר, ולהפחית קצת מהעננה האפורה שמרחפת על המונח הערכה. אתחיל מהגדרה, ואחר כך אענה על כמה שאלות שכיחות.

להערכה יש הרבה מאד הגדרות, אך ההגדרה השכיחה והמקובלת ביותר היא של Weiss, 1998. קרול וייז הצליחה להגדיר את המונח בצורה ממצה ביותר: "הערכה היא בחינה שיטתית של ההפעלה או של התוצאות של תכנית או פרוייקט, והשוואתה לסטנדרטים גלויים או סמויים כאמצעי לשיפור התכנית או הפרוייקט או לצורך קבלת החלטות בנוגע אליהם".

מה הכוונה? אסביר תוך התייחסות לכל אחד ממרכיבי ההגדרה:

  • בחינה שיטתית – הערכה היא בדיקה, מתוכננת מראש, המצריכה שיקול דעת בנוגע ל: מה ייבדק (ומה לא), באיזו דרך הדברים ייבדקו ואפילו מה ייעשה עם הממצאים.
  • של ההפעלה או של התוצאות של תכנית או פרוייקט – הערכה יכולה להתמקד בהפעלה של פרוייקט כשהיא מלווה אותו בשטח, או לבחון את התוצאות שלו וההשלכות שלו בשטח.
  • השוואתה לסטנדרטים גלויים או סמויים – ללמדנו שבכל הערכה שאנו עושים יש מידה של השוואה. זו יכולה להיות השוואה אל מול ציפייה שהייתה לנו בתחילה כשיצאנו לדרך, זו יכולה להיות השוואה לפרוייקט אחר שהפעלנו בעבר, ואפילו השוואה לסטנדרט עמום כלשהו שאנחנו לא כל כך מודעים אליו.
  • כאמצעי לשיפור התכנית או הפרוייקט או לצורך קבלת החלטות בנוגע אליהם – כאן הכוונה הינה למטרה של הערכה. באופן האידיאלי הערכה נועדה לאחת משתי מטרות: לשפר פרוייקט או לקבוע את איכותו כדי לסייע להחלטה אם להמשיך בו או לא.

אם כן, הערכה היא בדיקה (כן, אין איך להתחמק מזה) של תוצאות או פעולות של פרוייקט מסויים, כשהמטרה היא לשפר אותו או לקבוע האם הוא השיג את התוצאות שציפינו להן.

לדוגמה, אם אנחנו רוצים להעריך את ההטמעה של תכנית לימודים מסויימת בבית ספר, הצעד הראשון הינו לקבוע האם ההערכה תתמקד בתהליך/פעולות ההטמעה, או בתוצאות של ההטמעה. לפי האפשרות הראשונה – ההערכה של תהליך ההטמעה תכלול בדיקה של הפעולות שנעשו כדי להטמיע את התכנית, נשאל האם כל הפעולות אכן בוצעו כפי שתוכננו ונאתר את הקשיים שהיו בדרך. אנחנו גם נרצה לשמוע מהמעורבים בהטמעה כיצד היה אפשר לשפר את הפעולות ולקבל מהם המלצות איך לעשות זאת טוב יותר בפעם הבאה. לפי האפשרות השנייה – ההערכה תתמקד בתוצאות של תהליך ההטמעה. נשאל האם קהל היעד (מורים או תלמידים) יודעים עכשיו טוב יותר את התכנים שבתכנית, על מה משפיע הידע החדש שלמדו, ובמה הם השתפרו בעקבות למידת התכנית. אנחנו גם נרצה לדעת באיזו מידה תכנית הלימודים מושרשת כבר בבית הספר או שההטמעה שלה עוד לא הסתיימה כפי שציפו אולי המתכננים.

האם זה אומר שהערכה היא מעין מחקר?

התשובה היא כן ולא. כן, כי היא צריכה להיות שיטתית, מאורגנת, ובעלת מטרה ברורה. אך היא גם שונה ממחקר – כי היא לא חייבת לעמוד בסטנדרטים המחמירים של מחקר אקדמי, ומכיוון שהממצאים מכוונים להיות שימושיים וישימים למפעילי הפרוייקט, ליוזמים שלו וכו'. מכאן שהרמה האקדמית של ההערכה תלויה במי שמבצע אותה וכל עוד הממצאים משמשים רק אתכם – אתם אלה שתחליטו אם הרמה המחקרית שלו מספיקה או לא.

אז אם זה כל כך מסובך, למה שאעשה הערכה אם אני לא חייב?

קודם כל, הערכה היא כדאית ומתאימה לכל ארגון שרוצה ללמוד על עצמו, על התהליכים בו, ועל התוצאות של המהלכים שהוא מפעיל.

ומי צריך לבצע את ההערכה,  האם איש מקצוע חיצוני או מישהו מהארגון?

במקרה שההערכה "נכפתה" עלינו – בעל המאה יהיה בעל הדעה. זאת אומרת, המממנים של הפרוייקט, או בעלי הכוח הקשורים בו שביקשו שתיעשה הערכה הם גם רוצים לקבוע מי יבצע אותה. זה נשמע אולי לא נעים בתחילה, אך מניסיוני אני יכולה לומר שגם הערכה ש"הונחתה" או שהמוטיבציה לביצוע הייתה לכאורה חיצונית – הועילה בסופו של תהליך לכל הנוגעים בדבר, וזה מכיוון שהיא ענתה לאינטרסים מרובים וסיפקה את הצרכים של כל המעורבים.

כך שכאשר המניע לביצוע הערכה הוא חיצוני, ברוב המקרים גם המעריך יהיה גורם חיצוני ומקצועי יותר, אך גם כשלא מדובר ב"הנחתה" מבחוץ, הרבה ארגונים בוחרים בבעל מקצוע חיצוני להערכה כי הם מאמינים שהוא איננו מוטה, שהוא יאמר להם איך הם מתפקדים יחסית לארגונים אחרים, שיזהה ויגדיר עבורם את היתרונות שלהם, ושיחשוף בעיות שאולי הם כבר נעשו עיוורים להם.

יחד עם זאת חשוב לדעת שאפשר לעשות הערכה גם בעזרתם של כוחות פנימיים בארגון. לשם כך צריך לאתר בעל תפקיד בארגון שיש לו "ראש מחקרי", שלמד קצת שיטות מחקר, ושהוא שיטתי ומאורגן בחשיבתו ובהתנהלותו.

ולמי שבחר בגורם פנימי – איך מתחילים ?

אני ממליצה להתחיל מפעולת הערכה קטנה שתבוצע על פרוייקט יחסית קטן. בדרך זו ההערכה לא תעשה רעש גדול בארגון ותאפשר לארגון לתרגל ולהתרגל לדברים לאט לאט. כך גם יתחיל לחלחל בארגון המסר שלפיו אצלנו לא לוקחים דברים כמובנים מאליהם, שאנחנו בודקים את עצמנו, ושאנחנו רוצים להשתפר ולא לקפוא על השמרים.

לסיכום, הערכה היא דבר חשוב ומועיל. היא חלק בלתי נפרד מהשיח של יעילות ואפקטיביות ארגונית ויש לה אפקט חזק על התרבות הארגונית. למרות החשש ממנה, אני קוראת לכל מי שמאמין בהערכה – להתחיל ליישם אותה, במהלכים מצומצמים, לבדוק את ההשפעה שלה, וליהנות מפירותיה. זה שווה את זה!