מאמין/ה בקסמים? על איתור צרכי הדרכה ופתרונות קסם

12 באוגוסט 2012 | נכתב ע"י

חדשים וצעירים, מנוסים וותיקים, כולנו נופלים במלכודות פתרונות הקסם. זה קורה לרובנו בתחומים רבים בחיים ולמרות שאנו למודי ניסיון, נופלים אנו שוב ושוב במלכודת. פתרונות מהירים ופשוטים לרוב אינם הטובים ביותר ורובנו לא באמת מאמינים בקסמים.

תהליך איתור צרכי הדרכה בארגונים נתפס כדבר ארוך ולעתיים מייגע. השגרה היום יומית, התחרות הגוברת, העמידה ביעדים ובתוכנית העבודה לצד משך הזמן הארוך שלוקח לבצע תהליך אמיתי של איתור צרכים, מובילים את מנהלי ההדרכה לפתרון הפשוט ביותר – "הדרכת מדף".

הדרכת מדף היא הדרכה/הנחייה שהועברה לעובדים רבים במספר רב של ארגונים, ולרוב נהנית מהילה מפוקפקת של "הדבר החם בשוק". כולנו מכירים את הדרכת המדף – "אחוזי שביעות הרצון בה הגבוהים ביותר", "כל הארגונים המובילים כבר עשו אותה…כולם עוברים אותה" והיא כמובן תפתור את הבעיות שאתם מזמן כבר רוצים לטפל בהן.

Raymond A. Noe טוען בספרו: Employee Training and Development שתהליך איתור צרכים סדור ועקבי, ולא כזה הנעשה "בתנועה", חיוני ביותר לארגון וטמון בו פוטנציאל חיסכון ענק לארגון. ארגונים בסביבת אי ודאות נמוכה וארגונים השרויים בסביבת אי ודאות גבוהה כאחד, יכולים לבצע תהליך סדור ועקבי זה, גם אם מתקיימים בהם תהליכי למידה דינמיים ואינטראקטיביים שלעיתים אינם סדורים.

לעיתים, איתור אפקטיבי של צרכים יחשוף שהדרכה אינה כלל הפתרון, אלא נדרש תהליך פיתוח ארגוני, או שיבוץ מחדש של עובדים, החלפת טכנולוגיה ארגונית ועוד.

באחד הארגונים זומנו עובדי מחלקה לעבור הכשרה על מערכת המידע החדשה. אחרי ביצוע ההכשרה וחזרתם לעבודה גילו המנהלים כי תהליכי העבודה לא "נסגרים" ודברים לא מתקדמים על פי תוכנית העבודה. לעובדים תואמה הדרכה נוספת: הדרכת Basic (הדרכה יסודית) שמועברת לכל משתמשי הבסיס של מערכת המידע, מאחר ומנהל המחלקה סבר כי הבעיה נעוצה בהפעלה לא נכונה של המערכת.

גם לאחר חזרתם של העובדים מההדרכה היסודית הביצועים לא השתנו. בדיקה מקיפה של מנהל ההדרכה העלתה כי לצד מערכת המידע החדשה, תהליכי העובדה הישנים ממשיכים להתקיים. כלומר, לצד השינויים שהכניסה מערכת המידע, תהליכי עבודה ישנים עדיין התקיימו ו"עיכבו" את יישום התהליכים החדשים. הפתרון לבעיה לא היה ביצוע הדרכות Basic על המערכת, אלא שינוי שיטות העבודה הנלוות לשימוש במערכת (פיתוח ארגוני בסיסי), שהינו תהליך בסיסי שנדרש לבצע עם הכנסת כל מערכת מידע חדשה.

איתור צרכי הדרכה – הכלים הנפוצים ביותר

איך מאתרים צרכי הדרכה?

להלן מיפוי של מספר כלים לאיתור צרכי הדרכה, בכל כלי ישנה התייחסות לאיזה הקשר הוא מתאים:

שאלונים:

  • מתאימים לארגונים גדולים בהם נדרש להגיע למספר גדול של נשאלים.
  • ניתן לכמת תוצאות ולאתר דפוסים אך הדבר מצריך משאבים יקרים (זמן וכלי ניתוח).
  • דורשים מחויבות מצד הממלא.


ראיונות:

  • מתאימים לדרגים גבוהים בהם נדרשים המנהלים להכוונה בתהליך האיתור ונדרש לרתום אותם לתהליך.
  • מאפשרים גמישות בהעמקה על פי הצורך.
  • מבטיחים דיסקרטיות.

קבוצות מיקוד:

  • ניתן לקיימן בקבוצות הומוגניות וכן בקבוצות הטרוגניות, בהתאם למטרות קבוצת המיקוד.
  • עשויה להציף נושאים רבים "מכוח הקבוצה".
  • מעלה מוטיבציה אצל העובדים המשתתפים.

תחקירים ארגוניים:

  • נחשבים ל"במה טבעית" להעלאת פערים, בעיות והפקת לקחים.
  • נתפסים כ"אובייקטיבים" בשל ביצועם לרוב על ידי גוף מבקר או חיצוני לארגון.
  • o לרוב נתמכים על ידי ההנהלה. (כמובן שהתמיכה היא גם פועל יוצא של תרבות ארגונית)

תצפיות:

  • דורשות מיומנות גבוהה.
  • מחייבות הסכמת עובדים.
  • קושי בבחירת עובדים "מייצגים".

מערכת מידע ארגונית

  • מקור מידע עשיר ביותר, המוזן באופן שוטף על ידי העובדים עצמם, בכל דרגי הארגון.
  • נתפסת כאובייקטיבית ומדויקת.
  • ניתן לנתח ולכמת במהירות את המידע.

לסיכום, למרות "הקסם" ברכישת הדרכות מדף, מומלץ שמנהלי ורכזי ההדרכה בארגונים יבצעו תהליך איתור צרכים שיאפשר להתאים את הפתרונות לארגון. ביצוע תהליך איתור צרכים עשוי להפיק מידע שלא היה נחשף אילו הלכנו על הפתרון המהיר ביותר – הדרכת מדף.

לכן, לפני שממהרים לסגור את הדרכה הבאה, מומלץ לבדוק האם העובדים והארגון אכן צריכים אותה… הרי אתם לא באמת מאמינים בפתרונות קסם.