יש לכם מערכת מידע לניהול אנשים בארגון? / דרור פלדברג

4 במאי 2016 | נכתב ע"י

פוסט זה הנו חלק מסדרה של מאמרים העוסקים בטכנולוגיות מידע המיועדות לאנשי משאבי אנוש.

דמיינו את התסריט הבא עבור העובד שלכם: עובד X עבר לאחרונה להתגורר עם בת זוגו בדירה חדשה. בבוקר קם אותו עובד ונכנס דרך מחשב או דרך הסמארטפון אל ebay, ותוך מספר שניות רכש וילון חדש לדירה מספק שנמצא בצד השני של העולם. את הוילון הוא יקבל תוך מספר ימים ישירות עד הבית.
בצהריים, הגיע אותו עובד X למשרד, ורצה לעדכן את הארגון בכתובת החדשה. ראשית פנה אותו עובד למנהל הישיר שלו, שענה לו שאין לו מושג את מי צריך לעדכן, ושינסה לשאול את ה- HRBP שלו.

ה- HRBP הודיעה לו שהוא חייב להביא אליה פיזית צילום של תעודת הזהות שלו, ומשם היא גם תדאג להעביר את העדכון לאגף השכר, לקצין הרכב ולעוד כמה גורמים בארגון. חלק מהגורמים יבקשו ממנו להגיע לחתום על טפסים נוספים. מה יחשוב לעצמו העובד? איך הגיוני שאני יכול להזמין וילון מהצד השני של העולם מהסמארטפון שלי, אבל בשביל לעדכן את הארגון שאני עובד בו על שינוי קטן אני צריך את כל הביורוקרטיה הזאת?

האם חשבתם לנהל את מחלקת הכספים ללא מערכת פיננסית? האם חשבתם להזמין מלאי או למכור ללקוחות ללא מערכת ERP כלשהי? האם חשבתם לנהל את הלקוחות שלכם ללא מערכת CRM?

ברור לי שהתשובה ברוב הארגונים היא חד משמעית לא! הרי לא יעלה על הדעת לנהל את מערך המכירות של החברה באקסל, בוודאי שלא את המלאי של הסחורה, וכנראה שמנהל הכספים בארגון לא יסכים לנהל את הדוחות התקציביים ללא מערכת מתאימה. אם כן, נשאלת השאלה מדוע חלק מהארגונים חושבים שניתן לנהל את ההון האנושי בארגון ללא שום מערכת.

לפני שאציין כמה מהתשובות שאני שומע בארגונים והתגובה שלי אליהן, חשוב לשים לב לתהליכים שעוברים כיום ארגונים. כיום, ארגונים מעסיקים צוותים שמורכבים לפעמים מ-5 דורות שונים של עובדים. העובדים הללו, מלבד היותם בגילאים שונים, יכולים להגיע מתרבויות שונות, ואף להיות פזורים במדינות שונות על פני הגלובוס.
היכולת ליצור פלטפורמה אחידה שתשרת את העובדים הללו היא קריטית על מנת שהארגון ימשיך לצמוח. בנוסף, העובדים (הן החדשים והן הותיקים) מצפים לקבל חווית משתמש כמו שהם מקבלים כיום בכל אתר אינטרנט שבו הם פועלים בעולם שמחוץ לארגון.

לצערי, ברוב הארגונים זה לא תמיד קורה. רוב הארגונים עדיין לא ביצעו את המעבר לדור החדש של המערכות הקיימות כיום בשוק, ואילו ארגונים שכבר ביצעו את המעבר, עדיין לא מימשו לחלוטין את הפוטנציאל של מערכות אלו.

בפוסטים הבאים אתייחס למיתוסים הנפוצים בארגונים, אסקור את הפתרונות הקיימים בשוק ואת התהליכים הארגוניים שבהם הם תומכים. כמו-כן, אסקור איך נכון לגשת לפרויקט כזה – הן מהצד התהליכי והן מהצד השיווקי (הפנים ארגוני).
עד הפעם הבאה…