הסדרת זכויות הנבדקים במכוני מיון לעבודה

29 באפריל 2012 | נכתב ע"י

מועמדים רבים לקבלה לעבודה או לקידום לתפקיד ניהולי במקום עבודתם נשלחים למכוני מיון לעבודה לשם בדיקת התאמתם האישית והמקצועית לתפקיד המוצע. אי הסכמה לביצוע הבדיקה משמעה, על פי רוב, העדר אפשרות אמיתית להתמודד על התפקיד ולפיכך, לא עומד לנבדקים חופש בחירה אמיתי. שוק מכוני המיון היה בלתי מוסדר במידה רבה, דבר שאפשר למכוני המיון לנהוג בחופשיות בכל הנוגע לשימוש בתוצאות המבדקים ואי מסירת עותק מהן לנבדקים.

ביום 28.2.12 פרסם רשם מאגרי המידע במשרד המשפטים את הנחיה מס' 2/2012 שכותרתה: "תחולת הוראות חוק הגנת הפרטיות על הליכי מיון לקבלה לעבודה ופעילות מכוני מיון". ההנחיה נועדה להסדיר את פעילותם של מכוני המיון בכל הנוגע לשמירה על פרטיותם של הנבדקים והגנה על המידע האישי שלהם, הנאסף על ידי מכוני המיון, כמו גם את זכאותם של המשתתפים לעיין בתוצאות המבדקים.

לכאורה, ההנחיה אינה משנה את המצב המשפטי הקיים אלא נסמכת על חוקים קיימים, אלא שפרשנותו המשפטית של רשם מאגרי המידע לחוקים אלו משנה באופן דרמטי, ואף מהפכני, את הכללים הנהוגים מזה שנים בשוק מבדקי המיון לעבודה.

אפרט להלן את עיקרי ההנחיה, תוך חלוקה לנושאים:

קבלת הסכמת המועמד למבדקי המיון

  • על המעסיק ועל מכון המיון לקבל הסכמה מפורשת "מדעת" של המועמד לצורך ביצוע מבדקי המיון. לשם קבלת ההסכמה יש למסור למועמד את מטרות הבדיקה ולעדכנו למי יימסר המידע שייאסף.
  • על המעסיק ועל מכון המיון לעשות שימוש במידע שייאסף אך ורק לתכלית עסקית לגיטימית של המעסיק. עליהם לאסוף רק מידע שהנו רלוונטי לשם השגת תכלית זו ומצדיק את הפגיעה בפרטיות העובד.
  • מכון המיון הוא "זרועו הארוכה" של המעסיק לצורך ביצוע הבדיקה. מכאן, אין לו זכויות במידע שנאסף לטובת המעסיק. בהתאם, נאסר עליו לעשות שימוש במידע זה אלא לצרכיו של המעסיק.
  • על מכון המיון לקבל הסכמה נפרדת, מפורשת ו"מדעת" של המועמד, בכדי לעשות במידע שייאסף שימוש לכל מטרה אחרת, שאינה הליך קבלתו למעסיק ששלח אותו לבדיקה (למשל: העברה למעסיק אחר או לצרכים סטטיסטיים). המועמד רשאי לחזור בו מהסכמתו זו בכל עת.
  • הרשם קובע כי באופן עקרוני, למעט אם יוכח אחרת, הסכמה של מועמד כי המידע שייאסף אודותיו יימסר גם למעסיקים אחרים, שתינתן לפני או ביום קיום המבחנים עבור המעסיק המקורי ששלח אותו או בטרם נמסרה ההחלטה על קבלתו לעבודה, תיחשב ככזו שאינה מבוססת על רצון חופשי ואיננה תקפה.
  • על המעסיק מוטלת חובה להסדיר את שמירת הפרטיות של המועמדים, בהסכם מתאים עם מכון המיון. בהקשר זה חלה גם הנחיית רשם מאגרי המידע מס' 2/2011 "שימוש בשירותי מיקור חוץ (outsourcing) לעיבוד מידע אישי", הקובעת כללים החלים על ארגון המוסר מידע אישי לגוף חיצוני לצורך עיבודו.

זכות העיון של המועמד בתוצאות מבדקי המיון

  • למועמד זכות עיון בתוצאות מבדקי המיון כפי שנמסרו למעביד, בין היתר על מנת שיתאפשר לו לבקר את השיקולים אותם שקל המעסיק לגביו. יש ליידע את המועמד על זכותו זו, קודם לקבלת הסכמתו למבדקי המיון. על המעביד ועל מכון המיון חובה למסור למועמד את חוות הדעת בתוך 30 יום, ללא תשלום.
  • המעסיק או מכון המיון אינם רשאים להגיע להסכמה עם המועמד, שלפיה הוא מוותר באופן גורף על זכות העיון. הסכם כזה, גם אם ייכרת, יהיה חסר תוקף.
  • ניתן לקבל את הסכמת המועמד לצמצום מוגבל בהיקפו של זכות העיון בתוצאות מבדקי המיון. הסכמה כזו של המועמד צריכה להינתן בנפרד, קודם לביצוע הבדיקות ועליה להיות מפורשת ומדעת.
  • הסכמה להגבלת זכות העיון תהא מידתית ובת תוקף באחת מן נסיבות הבאות:
  • מניעת נזק נפשי למועמד כתוצאה מחשיפה בלתי מבוקרת של  מידע, שרק פסיכולוג מקצועי הנו בעל יכולת להבינו כאשורו ובהקשר הנכון; מכון המיון והמעסיק רשאים לצרף לחוות הדעת הבהרה על ההקשר אליו מתייחסת חוות הדעת, תוך הצעה למועמד להעזר באיש מקצוע או בשירותי מכון המיון עצמו (בתשלום) בכדי להבינה.
  • מניעת פגיעה בתוקף ובמהימנות מבדקי ההתאמה כתוצאה מחשיפת שיטות הבדיקה או מניעת חשיפה של סודות מסחריים של מכון המיון; מכון המיון רשאי להימנע ממסירת פרטים למועמד על סוג המבחנים ותוכנם, אך ורק במידה הנדרשת למנוע את הפגיעה כאמור;
  • ניתן להשמיט מחוות הדעת פרטים הנוגעים למעסיק, אשר גילויים חושף סוד מסחרי של המעביד;
  • מתן זכות העיון למועמד אינה חייבת להיעשות באמצעות מסירת עותק של חוות הדעת למועמד. ניתן להסתפק בהצגתה למועמד, בתנאי שתינתן לו הזדמנות להעתיק את חוות הדעת במלואה בכתב ידו. למועמד הזכות לבקש לקבל העתק של חוות הדעת בנסיבות המצדיקות זאת, למשל לצורך הליך משפטי.

שמירת תוצאות מבדקי המיון

  • במקרה שבו מועמד הסכים כי השימוש במידע שייאסף אודותיו ייעשה אך ורק לצורך הליך המיון למעסיק הספציפי ששלח אותו, על המעסיק ועל מכון המיון להשמיד את המידע אודותיו מייד בתום הליך המיון.
  • מכון המיון רשאי לקבל הסכמה מראש של המועמד לשמירת המידע שייאסף לגביו, לצורך קבלת הסכמה ספציפית בעתיד להעביר את המידע למעסיקים אחרים. המועמד רשאי לחזור בו מהסכמתו בכל עת ולדרוש את מחיקת המידע.
  • חובת ההשמדה של המידע לא תחול במקרים הבאים: מידע שעבר אנונימיזציה מוחלטת כך שלא ניתן לקשרו עם המועמד; מידע שחלה חובה חוקית לשמור אותו; מידע הדרוש לשם התגוננות מתביעות; מידע הנוגע למועמד שהתקבל לעבודה ואשר ניתן לצרפו לתיקו האישי.
  • מידע אודות עצם השתתפותו של מועמד במבדקי מיון ניתן לשמור לזמן קצר, לשם מניעת השתתפות חוזרת של המועמד באותה בחינה ממש בתוך פרק זמן קצר, באופן שעשוי לפגוע בתקפות הבחינה. בתום פרק הזמן הקצר הנדרש, יש להשמיד גם מידע זה.

בהנחיה צוין כי רשם מאגרי המידע יחל לאכוף אותה בתום שלושה חודשים ממועד פרסומה. ביום 13.3.12 פרסם הרשם הבהרה, שבה צוין כי מועד תחילת האכיפה של ההנחיה אינו מלמד על מועד כניסתה לתוקף. עמדת הרשם היא כי ההנחיה מחייבת מיום פרסומה, בהיותה פרשנות משפטית של הדין הקיים.

לסיכום – ההנחיה משנה באופן דרמטי את המצב המשפטי עבור מכוני המיון ומחייבת אותם בשינוי מקיף של דרכי פעילותם. ההנחיה מחייבת גם את ציבור המעסיקים להסדיר באופן הולם, באמצעות הסכם מתאים בכתב, את זכויות המועמדים הנשלחים על ידם למבדקי מיון וכן מחייבת אותם להתקשר בהסכם מתאים עם מכון המיון, שיבטיח את פעילותו התקינה בעניינם וימנע את חשיפתם להפרת החוק.

אני לרשותכם בכל שאלה או הבהרה:

עו"ד קובי רפאלי, מחלקת דיני עבודה – krefaeli@gscb-law.co.il